Externer Datenschutzbeauftragter

Wenn ein Unternehmen einen eigenen Beschäftigten zum Datenschutzbeauftragten auserkoren hat, spricht man von einem internen Datenschutzbeauftragten. Es ist aber ebenso möglich, einen entsprechend fachkundigen und zuverlässigen Dienstleister mit der Funktion des Datenschutzbeauftragten zu betrauen. In diesen Fällen spricht man von einem externen Datenschutzbeauftragten.

Interner Datenschutzbeauftragter

Die Benennung eines internen Datenschutzbeauftragten ist oft schwierig, da die Zahl der Personen in Unternehmen, die einerseits über die entsprechende Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen und zugleich keinem Interessenskonflikt unterliegen, oft gen Null tendiert. Sollten Sie eine geeignete Person als internen Datenschutzbeauftragten benennen können, hat dies Vor- und Nachteile.

Vor- und Nachteile eines internen Datenschutzbeauftragten

Der wohl größte Vorteil bei der Benennung eines internen Datenschutzbeauftragten besteht darin, dass dieser meist die internen Abläufe und Verarbeitungen personenbezogener Daten aus seiner bisherigen Tätigkeit kennt. Er muss sich daher nicht erst in die teils komplexen Unternehmensstrukturen und Abläufe einarbeiten. Da ein interner Datenschutzbeauftragter seiner Funktion als Datenschutzbeauftragter meist nicht in Vollzeit nachkommen muss, um seiner Funktion gerecht zu werden, kann der interne Datenschutzbeauftragte auch nach wie vor auch seiner bisherigen Tätigkeit nachkommen. Dies ist weiterer Vorteil. Wichtig ist dabei jedoch, dass ihm ausreichend Zeit zur Verfügung steht für seine Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter. Um dies sicherzustellen, sollte eine entsprechende Ergänzung des bisherigen Anstellungsvertrages erfolgen, in der der Datenschutzbeauftragte im nötigen Umfang von seiner bisherigen Tätigkeit freigestellt wird. Aber Vorsicht: Wenn die Aufsichtsbehörde mitbekommen sollte, dass Ihr Datenschutzbeauftragter nur pro forma bestellt worden ist und über keine ausreichende zeitliche Kapazität verfügt, um seiner Funktion und seinen Aufgaben gerecht werden zu können, ist mit einer scharfen Reaktion seitens der Aufsichtsbehörde zu rechnen, die sogar zur Verhängung einer Geldbuße führen kann gegen das verantwortliche Unternehmen.

Nachteile eines internen Datenschutzbeauftragten

Der größte Nachteil bei der Benennung eines internen Datenschutzbeauftragten besteht darin, dass der interne Datenschutzbeauftragte immer auch am Erhalt seines Arbeitsplatzes interessiert ist. Das setzt zunächst voraus, dass dem Unternehmen keine Nachteile entstehen. Und damit befindet er sich unterschwellig immer in einem Interessenskonflikt, auch wenn seine Funktion als Datenschutzbeauftragter nach allgemeinen Kriterien mit seiner Linientätigkeit nicht in einem funktionsbedingten Interessenskonflikt steht. Außerdem befürchten die meisten internen Datenschutzbeauftragten Repressionen nach ihrer Abberufung, wenn sie ihren Job gewissenhaft ausüben. Darunter kann der Datenschutz im Unternehmen massiv leiden und Angriffsflächen werden nicht beizeiten ausgeräumt. Auch die über die Jahre gewachsenen Bindungen zu Kollegen können die erforderliche Neutralität des internen Datenschutzbeauftragten torpedieren. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass der interne Datenschutzbeauftragte oft überfordert ist, seine Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter neben seiner eigentlichen Linientätigkeit auszuüben. Auch wenn eine entsprechende Regelung im Anstellungsvertrag vereinbart wurde und ihm ausreichend Zeit zur Verfügung gestellt worden ist, ist der interne Datenschutzbeauftragte meist mit der Situation konfrontiert, dass alle einmal wieder 100 % von ihm verlangen. Es gibt nicht wenige interne Datenschutzbeauftragte, die deshalb nach einem Jahr das Handtuch werfen. Da interne Datenschutzbeauftragte auch nur das eigene Unternehmen kennen und oft wenig Austausch mit Kollegen pflegen, lässt sich ein Know-How wie bei einem externen Datenschutzbeauftragten, der gleich mehrere Unternehmen betreut und daraus vielfältige Erfahrungen sammelt, nicht entwickeln. In einigen Mitgliedstaaten wie in Deutschland genießen interne Datenschutzbeauftragte außerdem einen besonderen Kündigungsschutz. Solange der interne Datenschutzbeauftragte benannt ist, ist in Deutschland eine ordentliche Kündigung nach den allgemeinen Grundsätzen des Arbeitsrechtes gleich ganz ausgeschlossen. Anschließend besteht meist noch mindestens ein Jahr weiterer Kündigungsschutz. In Deutschland findet sich die Regelung in § 38 Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 4 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Externer Datenschutzbeauftragter

Die Alternative zur Benennung eines internen Datenschutzbeauftragten ist die Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten. Die DSGVO erlaubt es ausdrücklich, auch eine externe Person als Datenschutzbeauftragten zu benennen (Art. 37 Abs. 6). Von einem externen Datenschutzbeauftragten spricht man immer dann, wenn der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen nicht angestellt ist, sondern die Funktion als Dienstleister wahrnimmt. Grundlage ist also ein Dienstleistungsvertrag, in dem die konkreten Aufgaben und Pflichten noch einmal ausdrücklich vereinbart werden. In dem Vertrag finden sich dann auch Regelungen zur Vergütung und zur Kündigungsfrist sowie zur Erreichbarkeit.

Nachteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Die Nachteile bei der Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten bestehen meist darin, dass er die Unternehmensstrukturen erst noch kennenlernen muss, während ein interner Mitarbeiter, der als Datenschutzbeauftragter benannt wird, das Unternehmen meist bereits seit vielen Jahren gut kennt und deshalb um die spezifischen datenschutzrechtlichen Belange Bescheid weiß. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass externe Datenschutzbeauftragte meist mehrere Unternehmen betreuen und deshalb nicht immer zu 100% verfügbar sind. Meist überwiegen jedoch die Vorteile.

Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten bestehen darin, dass er in der Regel echte Unabhängigkeit wahren kann. Da er nicht in eine zusätzliche Linientätigkeit eingebunden ist, wie das bei internen Datenschutzbeauftragten der Fall ist, die nur ein bestimmtes Zeitkontingent für ihre Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter zur Verfügung haben und ansonsten anderen Aufgaben nachkommen müssen, kann der externe Datenschutzbeauftragte seine Zeit frei einteilen ohne Rücksicht auf anderweitige betriebliche Belange nehmen zu müssen. Der größte Vorteil bei der Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten besteht allerdings darin, dass der externe Datenschutzbeauftragte meist für mehrere Unternehmen zugleich tätig ist und die Erfahrungen, die er in anderen Unternehmen macht, einbringen kann in seine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen. Die Qualifikation und die Erfahrung führen in der Regel auch dazu, dass er besser in der Lage ist, die Umsetzung von Datenschutzvorgaben in Unternehmen zu begleiten. Und last but not least können Sie einen externen Datenschutzbeauftragten auch in die Haftung nehmen, wenn er seinen Pflichten unzureichend nachkommt, was bei einem internen Datenschutzbeauftragten aus arbeitsrechtlichen Gründen nicht so leicht ist.
Abberufung

Der größte Vorteil aber besteht darin, dass ein externer Datenschutzbeauftragter keinem gesetzlichen Kündigungsschutz unterliegt, wie das bei internen Datenschutzbeauftragten aufgrund nationalstaatlicher Gesetzgebung oft der Fall ist.