Das THALES Hinweisgebersystem –
Wir sind Ihre Interne Meldestelle
Mit Wirkung zum 2. Juli 2023 tritt das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft (Bundesgesetzblatt Teil I – Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – Bundesgesetzblatt). Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten müssen die Vorschriften des HinSchG erst ab dem 17. Dezember 2023 einhalten, für alle anderen Unternehmen ist Stichtag der 2. Juli 2023. Verstöße gegen das Gesetz sind mit Geldbußen bis zu 50.000 € bewehrt. Daneben stehen Schadensersatzansprüche betroffener Personen im Raum.
Das HinSchG sieht interne und externe Meldestellen vor für Verstöße gegen eine Vielzahl von Compliance-Vorgaben und Straftaten im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit des Beschäftigungsgebers. Beschäftigungsgeber müssen sogenannte „interne Meldestellen“ einrichten und betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können, um Verstöße zu melden (§ 12 HinSchG). Daneben werden auf Bundes- und Landesebene behördliche externe Meldestellen eingerichtet, an die sich Beschäftigte ebenfalls wenden können, wenn eine interne Meldestelle nicht existiert oder die Meldung an die interne Meldestelle ergebnislos bleibt.
Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine interne Organisationseinheit oder ein Dritter, wie zum Beispiel eine Rechtsanwaltskanzlei, mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut wird. Die interne Meldestelle ist dabei verpflichtet Meldekanäle einzurichten, über die sich Beschäftigte an diese wenden können, um Verstöße zu melden. Meldungen und der Umgang mit diesen müssen revisionssicher dokumentiert werden.
Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Meldungen müssen mündlich oder in Textform ermöglicht werden. Für die Bearbeitung sind strenge Fristen einzuhalten.
Als Folgemaßnahmen führt die interne Meldestelle entweder selbst interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber durch oder verweist die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen. Die interne Meldestelle kann das Verfahren jedoch auch aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen. Daneben kann die interne Meldestelle Verfahren auch abgeben an zuständige Aufsichtsbehörden oder die Strafverfolgungsorgane (Polizei, Staatsanwaltschaft).
Beachten Sie, dass es für Unternehmen von existentieller Bedeutung sein kann, dass die interne Meldestelle juristisch in der Lage ist Hinweise rechtlich zutreffend zu interpretieren und Verfahren gegebenenfalls einzustellen, anstelle Hinweisgeber ohne eigene Prüfung der Vorwürfe kurzerhand an die Polizei oder Staatsanwaltschaft zu verweisen.
Soweit Sie Unterstützung bei der Einrichtung der internen Meldestelle benötigen, stehen wir Ihnen deshalb gerne als Kanzlei zur Verfügung und übernehmen für Sie die Funktion der internen Meldestelle. Wir stellen Ihnen die Funktion gegen eine überschaubare monatliche Bereitstellungspauschale zur Verfügung.
Hinsichtlich der Kostengestaltung sind wir wie immer transparent: Die Bereitstellungspauschale beinhaltet bereits ein bestimmtes Kontingent an Bearbeitungszeiten sowie die Bereitstellung unseres THALES Hinweisgebersystems. Dies jeweils auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt. Über die in der Bereitstellungspauschale hinausgehende Zeiten werden gesondert berechnet. Nach unserer langjährigen Erfahrung im Compliance-Bereich sind die zu erwartenden Meldungen bei Hinweisgebersystemen jedoch bislang überschaubar.
Um Ihnen eine gesetzeskonforme Lösung anzubieten, haben wir unser THALES Hinweisgebersystem systemseitig so gestaltet, dass alle rechtlichen und technischen Erfordernisse sowie die Revisionssicherheit gewährleistet sind. Das neue Hinweisgebersystem wird ab Q3/2023 zur Verfügung stehen und außerdem folgende Funktionen beinhalten:
- Konfigurierbares Meldeformular für Hinweisgeber (auch anonym)
- Sofortige Bestätigung des Eingangs eines Hinweises an den Hinweisgeber
- Kommunikationsmöglichkeit zum anonymen Austausch zwischen Hinweisgeber und Verantwortlichem
- Sicherstellung der gesetzlichen Fristen
- Verschlüsselung der Kommunikation und hochgeladener Dateien
- Einrichtung von Berechtigungsgruppen
- Löschung nur im 4-Augen-Prinzip
- Zweisprachige Umsetzung in deutscher und englischer Sprache
Bei einer Beauftragung profitieren Sie zudem von unserer langjährigen Erfahrung im Bereich des Wirtschaftsstrafrechts sowie unserer Expertise im Datenschutzrecht. Unberechtigt eingereichte Meldungen können so rechtssicher ausgefiltert werden. Zudem verfügen wir über die nach § 17 Abs. 2 HinSchG erforderliche notwendige Fachkunde. Interne Interessenskonflikte sind ebenfalls ausgeschlossen.
Beachten Sie, dass es für Unternehmen von existentieller Bedeutung sein kann, dass die interne Meldestelle juristisch in der Lage ist Hinweise rechtlich zutreffend zu interpretieren und Verfahren gegebenenfalls einzustellen, anstelle Hinweisgeber ohne eigene Prüfung der Vorwürfe kurzerhand an die Polizei oder Staatsanwaltschaft zu verweisen.
Kommen Sie daher gerne bei Bedarf auf uns zu. Wir freuen uns, Sie auch bei dieser regulatorischen Vorgabe wie gewohnt zuverlässig und effizient unterstützen zu dürfen.
Viele Grüße
Ihr Dr. Christian Szidzek